Programme de Formation : Maîtriser Google Workspace (anciennement G Suite)
Objectifs de la formation :
Apprendre à utiliser efficacement les outils Google Workspace pour collaborer, organiser et gérer des projets.
Optimiser la productivité au sein d’une équipe en exploitant les fonctionnalités collaboratives.
Découvrir les bonnes pratiques pour tirer pleinement parti des applications Google Workspace.
Public concerné :
Salariés, entrepreneurs, enseignants, étudiants ou toute personne souhaitant maîtriser les outils Google Workspace.
Équipes souhaitant améliorer leur collaboration et leur productivité grâce à Google Workspace.
Prérequis :
Avoir un compte Google actif.
Savoir utiliser un ordinateur et naviguer sur internet.
Durée :
2 jours (14 heures)(Possibilité d’adapter la durée selon les besoins, par exemple une journée pour une introduction ou trois jours pour un approfondissement).
Programme détaillé
Jour 1 : Découverte des applications de base et collaboration
1. Introduction à Google Workspace
Présentation de Google Workspace :
Les outils inclus : Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Calendar, Meet, etc.
Avantages par rapport à d’autres suites bureautiques.
Accessibilité sur différents appareils (PC, mobile, tablette).
Interface Google Workspace :
Vue d’ensemble du tableau de bord et de l’intégration entre les outils.
Exercice pratique :Accéder aux principales applications via Google Workspace et explorer leur interface.
2. Gmail et Google Calendar : Communication et organisation
Gmail :
Gérer les e-mails avec des libellés, filtres et recherches avancées.
Activer et utiliser les réponses rapides, signatures et priorités.
Google Calendar :
Créer et partager des événements.
Gérer plusieurs calendriers.
Paramétrer des rappels et notifications.
Exercice pratique :Créer un événement collaboratif dans Google Calendar et inviter des participants.
3. Google Drive : Stockage et gestion des fichiers
Présentation de Google Drive :
Stocker, organiser et rechercher des fichiers.
Les différents niveaux de partage et de permissions.
Collaboration en temps réel :
Travailler sur des documents partagés (Docs, Sheets, Slides).
Gestion des versions et historique des modifications.
Exercice pratique :Créer un dossier partagé dans Google Drive et collaborer sur un document Google Docs.
4. Google Meet et Google Chat : Outils de communication
Google Meet :
Programmer et rejoindre des visioconférences.
Partager son écran et utiliser les fonctionnalités avancées (enregistrement, sous-titres).
Google Chat :
Créer des discussions individuelles et en groupe.
Utiliser les salles pour organiser des projets.
Exercice pratique :Organiser une réunion Google Meet et partager un document en direct.
Jour 2 : Applications avancées et intégration
1. Google Docs, Sheets et Slides : Productivité bureautique
Google Docs (traitement de texte) :
Rédiger, formater et commenter un document collaboratif.
Utiliser les modèles intégrés et les outils de traduction.
Google Sheets (tableur) :
Créer et partager des tableaux.
Utiliser des formules de base (somme, moyenne, tri, etc.).
Réaliser des graphiques simples.
Google Slides (présentations) :
Créer une présentation visuelle.
Ajouter des animations, vidéos et liens interactifs.
Exercice pratique :Créer une présentation dans Google Slides à partir d’un document collaboratif.
2. Google Forms : Création de formulaires et collecte de données
Utiliser Google Forms pour :
Créer des formulaires simples (sondages, inscriptions).
Personnaliser l’apparence et les types de questions.
Analyser les résultats dans Google Sheets.
Exercice pratique :Créer un formulaire et analyser les réponses collectées.
3. Optimisation et intégration des outils Google Workspace
Automatisation avec Google Workspace :
Connecter des applications avec Google Apps Script (introduction).
Utiliser Google Keep pour prendre des notes et organiser les tâches.
Sécurité et gestion :
Configurer les permissions et gérer les partages.
Sauvegarder et restaurer des fichiers supprimés dans Google Drive.
Intégration avec des outils externes :
Connexion avec des outils comme Trello, Slack ou Zoom.
Exercice pratique :Créer une checklist dans Google Keep et synchroniser avec Google Tasks.
4. Gestion et administration de Google Workspace (optionnel, pour les responsables d'équipe)
Présentation de la console d’administration (pour les comptes entreprise) :
Création et gestion des utilisateurs.
Suivi des activités et des rapports.
Bonnes pratiques de sécurité :
Configurer l’authentification à deux facteurs (2FA).
Gérer les autorisations d'accès aux fichiers et dossiers sensibles.
Exercice pratique :Configurer les droits d’un utilisateur dans un espace de travail simulé.
Méthodes pédagogiques :
Méthode participative :Les participants travaillent sur des cas concrets tout au long de la formation.
Supports pédagogiques :Un guide PDF complet et des exemples de documents seront fournis.
Matériel requis :
Un ordinateur avec une connexion internet stable.
Un compte Google actif.
Les participants sont encouragés à apporter leurs projets ou cas concrets.
Évaluation :
Pendant la formation :Validation des acquis par des exercices pratiques (partage de documents, création d’un agenda, etc.).
À la fin de la formation :Présentation d’un projet intégré utilisant plusieurs outils de Google Workspace.
Certification :
Attestation de formation remise à chaque participant.
Ce programme peut être adapté selon les besoins spécifiques des participants ou de l’organisation.
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